Redaktionssysteme werden hauptsächlich zur Erstellung produktbegleitender Dokumentationen eingesetzt. Redaktionssysteme übernimmen den größten Teil der Arbeit in Hinblick auf:
Weiter lesen...Wartungs– und Instandhaltungssysteme werden vermehrt im Bereich Maschinen- und Anlagenbau eingesetzt und gewinnen immer mehr an Bedeutung. Die Systeme dokumentieren und planen alle Wartungs- und Instandhaltungstätigkeiten während der gesamten Lebensdauer einer Maschine/Anlage.
Weiter lesen...Stellen Sie sich mal folgendes Szenario vor:
Sie wären ein Produkthersteller und haben 10 Produkte im Sortiment. Von jedem Produkt haben Sie 10 Varianten bzw. Ausführungen. Damit hätten Sie 100 unterschiedliche Produkte bzw. Produktvarianten, für diese Sie eine Bedienungs- bzw. Betriebsanleitung erstellen müssen.
Ihre Produkte vermarkten Sie in 20 Ländern und lassen dementsprechend die Dokumentation in 20 Sprachen übersetzen. Sie kämen unter dem Strich auf ca. 2000 Dokumente.
Nun, Sie haben nicht nur eine Bedienungs- bzw. Betriebsanleitung, sondern auch eine Wartungs- oder Reparaturanleitung und ggf. ein Softwarehandbuch . In Summe kämen Sie auf 5000 - 6000 Dokumente, die Sie erstellen, pflegen und übersetzen müssen.
Oder
Sie wären ein Anlagenhersteller, der Anlagen für bestimmte Branchen herstellt. Die Anlagen sind zwar ähnlich, wariieren jedoch je nach Anwendung und Produkt. So sind bei der einen Anlage einige zusätzliche Stationen enthalten. Bei der Erstellung der Betriebsanleitung für eine Anlage, nehmen Sie die Dokumentation von einer ähnlichen Anlage und passen diese an. Bei mehreren hundert Seiten ist die Bearbeitung jedoch ziemlich zeitaufwendig und Fehler anfällig. Wären es nicht einfacher, wenn Sie die enthaltenen Stationen bzw. Komponenten in Form einer Checkliste einhaken und die Betriebsanleitung generiert sich automatisch?
Redaktionssysteme werden hauptsächlich zur Erstellung produktbegleitender Dokumentationen eingesetzt. Die Systeme übernehmen den größten Teil der Arbeit in Hinblick auf:
Durch den Einsatz von Redaktionssystemen werden wenig neue Inhalte erstellt. Die Publikation (Bedienungsanleitung, Betriebsanleitung, Wartungshandbuch, etc.) wird anhand von Eigenschaften (Metadaten) konfiguriert. Das System stellt alle Inhalte entsprechend der Konfiguration zusammen und publiziert diese (z. B. als PDF, MS Word, HTML, etc.). Vereinfacht gesagt: Eine Anleitung wird nicht mehr erstellt, sondern anhand von Auswahlkriterien zusammengeklickt.
Beispiel
Durch den Einsatz von Redaktionssystemen werden die Abläufe zur Erstellung produktbegleitender Dokumentationen in jeder Hinsicht optimiert, sodass die Kosten bei der Erstellung und Übersetzung der Inhalte extrem gesenkt werden. Die Faustregel besagt, dass die Investitionskosten für ein Redaktionssystem innerhalb von drei bis fünf Jahren eingespart werden (Return of invest) . Entscheidet sich ein Unternehmen für die Einführung eines Redaktionssystems, sollen/müssen folgende Schritte eingehalten werden, damit die Umstellung reibungslos funktioniert und beste Ergebnisse erzielt werden.
In dieser Phase muss der IST-Zustand bei der Erstellung der technischen Dokumentationen festgehalten werden. Dabei sollen die Schwierigkeiten und die kostenintensiven Schritte hervorgehoben werden. Dazu eignen sich in der Regel Prozessmodellierungstools wie "MS Visio" oder vergleichbare kostenlose Online-Tools.
In dieser Phase wird auf die im IST-Zustand aufgezeigten Schwierigkeiten und kostenintensiven Schritte eingegangen. Im SOLL-Zustand müssen alle Schwierigkeiten bei der Erstellung der Inhalte behoben und die Kosten gesenkt werden.
In dieser Phase werden die aufgezeigten Analysen des IST-Zustandes, sowie des SOLL-Zustandes zusammengefasst und alle Anforderungen am System gestellt (Funktionsumfang).
Je nach Anforderungen am System können entsprechende Anbieter im Internet oder auf Fachmessen ausgewählt werden. Die meisten Systemanbieter bieten eine Kostenlose Vorführung ihrer Systeme an. Für die Vorführung eines Systems sind folgende Angaben für den Systemhersteller hilfreich:
Wenn die Anforderungen am System von keinem Anbieter erfüllt werden (was höchst unwahrscheinlich ist), kann das best geeignete System ausgewäht und angepasst werden. Die meisten Systemanbieter bieten eine kundenspezifische Anpassung ihrer Systeme als Zusatzleistung an. Hierfür ist eine Rücksprache und Machbarkeit mit dem jeweiligen Hersteller notwendig.
Grundsätzlich werden Metadaten in einem Redaktionssystem zum Bilden von Varianten und Auffinden von Inhalten (Objekten/Topics) verwendet.
Beispiel
Wenn Sie im Internet nach einem Fahrzeug suchen, spezifizieren Sie Ihre Suche anhand von Kriterien (Metadaten). Je nach Angaben werden die Inhalte entsprechend gefiltert:
Unabhängig vom ausgewählten Redaktionssystem muss für die Erstellung der Inhalte in einem Redaktionsystem ein Metadatenkonzept erstellt werden. Hierbei müssen alle Produkt- und Publikationstypen, sowie inhaltspezifische Beschreibungen erfasst werden. Dafür eignet sich in der Regel "MS Excel" für den ersten Entwurf.
Wenn im System viele Redakteure arbeiten, die unterschiedliche Sprachen sprechen, müssen die Metadaten in einer von allen verstandenen Sprache (z. B. Englisch) erstellt werden.
Das Metadatenkonzept muss anschließend im Redaktionssystem umgesetzt werden. Einige Systemanbieter bieten die Funktionalitäten zum Importieren von Metadatenbäumen aus "MS Excel" an. Damit wäre eine doppelte Erstellung (in "MS Excel" und im Redaktionssystem) vermieden.
Redaktionssysteme zielen darauf ab, Inhalte möglichst oft und an unterschiedlichen Stellen wiederzuverwenden. Da im Redaktionssystem (in der Regel) mehrere Personen Inhalte verfassen, die nicht unbedingt am selben Ort sitzen, unterschiedlich formulieren und trotzdem die Inhalte voneinander an unterschiedlichen Stellen wiederverwenden sollen/können, müssen diese nach bestimmten Schreib- und formulierungsregeln erstellt worden sein. Damit wird gewährleistet, dass alle Inhalte den selben Stil haben, egal wer diese verfasst hat.
Hierbei kann die tekom-Leitlinie "Regelbasiertes Schreiben" als Grundgerüst dafür dienen ( ISBN 978-3-9814055-9-0 (Softcover) ).
Di e meisten Regeln in dieser Leitlinie sind maschinell prüfbar. Damit wird die Konsistenz der Inhalte mit relativ wenig Aufwand sichergestellt.
Wenn im Redaktionssystem unterschiedliche Redakteure mit unterschiedlichen Erstellungssprachen arbeiten sollen (z. B. der Rdakteur in Deutschland schreibt auf Deutsch, der Redakteur in Italien Schreibt auf Italienisch, der in Frankreich schreibt auf Französisch, etc.), bedarf dies weitere Konfigurationen und den Einsatz weiterer Systeme und Tools, die den Übersetzungsprozess miteinbeziehen müssen.
Neben den Schreib- und Formulierungsregeln gehören auch folgende Inhalte in ein Redaktionsleitfaden:
In dieser Phase muss das System entsprechend den Anforderungen konfiguriert werden. Dazu gehört:
Es muss bedacht werden, dass die Belegschaft auf die neue Arbeitsweise und den Umgang mit dem System umfassend geschult werden muss.
In dieser Phase werden vorhandene Inhalte anhand des erstellten Redaktionsleitfadens ins System überführt und mit den bereits erstellten Metadaten versehen. Einige Systeme bieten die Funktionalitäten zum automatischen Import ganzer Publikationen (Anleitungen) an (*.docs, *.rtf). Allerdings muss bedacht werden, dass die Inhalte im Nachhinein systematisch und redaktionell überarbeitet werden müssen.
Je nach Umfang der vorhandenen Dokumente kann diese Phase sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, ohne dass das neue Redaktionssystem produktiv eingesetzt wird. Bei der Planung muss daher die Einführungszeit (je nach Umfang) berücksichtigt werden, da das Tagesgeschäft mit den vorhandenen Infrastrukturen und Ressourcen weiter laufen muss.
Mit dem Redaktionssystem wird in der Regel ein Standard-Layout mitgeliefert. Damit aber die Publikationen entsprechend Ihrer Vorgaben aussehen, müssen die Layouts angepasst werden (Seitenlayout, Firmenlogo, Schriften, Abbildungsformate, Tabellenformate, etc.). Die benötigten Layouts können durch den Erwerb des entsprechenden Wissens oder vom Hersteller als Dienstleistung erstellt bzw. überarbeitet werden.
Mussten Sie als Anlagenbetreiber Ihre Anlage instandsetzen und in den technischen Unterlagen der Anlage nach bestimmten Parametern, Werten, Spezifikationen, Plänen oder ähnliches suchen? Wie lange haben Sie dafür gebraucht, während Ihre Anlage still stand?
Mussten Sie Ihre Anlage in regelmäßigen Abständen warten? Wissen Sie auf Anhieb, wann diese oder jene Komponente wie gewartet werden muss und ob ausreichend Ersatzteile oder Verbrauchsmittel vorhanden sind?
Haben Sie schon mal eine Anlage gekauft und bekamen palettenweise technische Dokumentationen dazu? Wie lange haben Sie gebraucht, um die gesamte Dokumentation zu analysieren, um die Anlage ordnungsgemäß zu betreiben?
Wartungs- und Instandhaltungssysteme (auch CMMS oder Betriebsführungssysteme genannt) werden vermehrt im Bereich Maschinen- und Anlagenbau eingesetzt und gewinnen immer mehr an Bedeutung. Die Systeme dokumentieren und planen alle Wartungs- und Instandhaltungstätigkeiten während der gesamten Lebensdauer einer Anlage.
Fall-Beispiel
Ein Anlagenbetreiber/Hersteller kauft eine Fertigungslinien, in der 20 Einzelstationen verbaut sind, die wiederum aus einzelnen Komponenten bestehen. Die Linie ist dafür ausgelegt, dass diese jede Sekunde 1 Teil fertigt. Die einzelnen Stationen und Komponenten müssen in regelmäßigen Abständen gewartet werden. Wenn also die Anlage wegen mangelender Planung nur eine Stunde länger stehen bleibt als diese soll/darf, macht das einen Produktionsausfall von 3600 Teilen aus!
Wenn ein Anlagenbetreiber sich für ein Wartungs- und Instandhaltungssystem entscheidet, wird dieses auf Basis der Angaben in den technischen Unterlagen der Maschine/Anlage konfiguriert, die meist in Form von Excel-Tabellen oder Beschreibung (Betriebsanleitungen) bereitgestellt werden. Auch Stücklisten, Ersatzteillisten dienen als Basis für die Konfiguration des Wartungs- und Instandhaltungssystems. Dies bedeutet, dass zunächst alle benötigten Informationen in den technischen Unterlagen der Maschine/Anlage gesucht und zusammengestellt werden müssen.
Bei Großanlagen, die aus vielen Maschinen und Komponenten bestehen, kann die Dokumentation sehr umfangreich sein (mehrere Paletten Papierordner oder ganze Datenträger). Bis sich der Anlagenbetreiber in die Dokumentation der Anlage eingearbeitet und die benötigten Informationen gefunden und zusammengestellt hat, kann dies lange Zeit in Anspruch nehmen. Es bietet sich also an, ein fertig konfiguriertes Wartungs- und Instandhaltungssystem beim Anlagenhersteller mit der Anlage mitzubestellen (vorausgesetzt der Hersteller bietet ein vorkonfiguriertes System an!), da dieser die Maschine/Anlage/Fertigungslinie sehr gut kennt und die Dokumentation dafür erstellt. Das heißt, der Anlagenbetreiber bekommt ein vorkonfiguriertes Wartungs- und Instandhaltungssystem mit der Anlage, in dem alle Anlagendokumente (Lage der Komponente in der Maschine/Anlage, Wartungstätigkeiten mit Intervallen, Beschreibungen zur Durchführung der Tätigkeiten, Spezifikationen, Zeichnungen, Ersatzteillisten, Zertifikate, Prüfprotokolle, Lieferantendokumentationen, etc.) integriert und den entsprechenden Komponenten zugeordnet sind. Der Anlagenbetreiber muss dann nur im Umgang mit dem Wartungs- und Instandhaltungsystem eingewiesen werden.
Die Lage aller Komponenten wird an ihren Standorten, innerhalb der Fertigungshalle (Lageplan) und innerhalb der Anlage grafisch dargestellt. Dadurch ist die Lokalisierung aller Komponenten wesentlich einfacher. Per Klick auf die hinterlegte Komponete bekommt man alle notwendigen Informationen (Hersteller, Sachnummer, Teilenummer, Laufzeit, letzte Wartung, Dokumentation, etc.).
Stücklisten/Ersatzteillisten werden im System hinterlegt und bestimmten Komponenten/Maschinen zugeordnet. Wird ein Ersatzteil für eine Wartungstätigkeit benötigt, wird dieses vom Lagerbestand abgezogen. Dadurch ist ein ausreichender Lagerbestand und eine Bevorratung aller benötigten Ersatzteile gewährleistet.
Ist das Thema Obsoleszenzmanagement im Wartungs- und Instandhaltungssystem implementiert, kann der Anlagenbetreiber Informationen darüber erhalten, ob ein Ersatzteil noch bestellbar ist oder vom Hersteller abgekündigt ist bzw. in absehbarer Zeit abgekündigt wird, um entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.
Wartungs- bzw. Instandhaltungstätigkeiten werden in der Regel nicht nur vom eigenen Personal des Betreibers sondern auch durch Subunternehmen durchgeführt. Auch das Thema Auftrags- und Rechnungserstellung ist ein Bestandteil eines Wartungs- und Instandhaltungssystems. Alle Abläufe von der Beauftragung, über die Durchführung des Auftrags bis hin zur Rechnungserstellung können im System abgebildet werden.
Im Wartungs- und Instandhaltungssystem werden alle Anlagendokumentationen hinterlegt und verwaltet. Informationen/Beschreibungen werden einer Maschine/Komponente zugeordnet. Die Vorteile liegen dabei daran, dass das Personal alle benötigten Informationen und Materialien zur Durchführung einer bestimmten Tätigkeit immer griffbereit (per Mausklick bzw. tippen) hat, und müssen nicht erst gesucht oder organisiert werden, während der Anlage still steht.
Insbesondere wiederkehrende Wartungs- und Instandhaltungstätigkeiten werden mit deren Intervallen im System hinterlegt. Die gesamte Terminplanung für alle Wartungs- und Instandhaltungstätigkeiten (inkl. Verfügbarkeit von Ersatzteilen/Verbrauchsmaterialien im Bestand, Resourcen, Zeiteinschätzung, etc.) wird automatisch vom System übernommen. Dadurch reduzieren sich unnötige Stillzeiten (insbesondere bei 24/7-Anlagen).
Ebenfalls Störungen und Reparaturarbeiten können im System hinterlegt und verwaltet werden. Dadurch lassen sich Schlüsse ziehen, wann diese oder jene Komponente besser ausgetauscht, repariert oder gewartet werden soll.
Alle Wartungs- und Instandhaltungstätigkeiten werden vom System lückenlos dokumentiert. So ist es zu jederzeit möglich, eine Historie aller Wartungs- und Instandhaltungstätigkeiten, die an einer Komponente bzw. Maschine oder Anlage durchgeführt wurden, anzeigen zu lassen. Darüberhinaus können für alle Wartungs- und Instandhaltuntätigkeiten die anfallenden Kosten hinterlegt werden (Kosten für Ersatzteile, Ausfall, Reparatur, extrene Dienstleister, etc.). So ist es jetderzeit möglich, die laufenden Kosten einer Maschine bzw. Anlage (z. B. für weitere Anschaffungen) per Mausklick zur ermitteln.
Wartungs- und Instandhaltungssysteme dokumentieren alle Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten lückenlos und geben zu jederzeit Auswertungen über Betriebsdauer, Stillzeiten, Ersatzteilverbrauch, Kosten, etc.
Wer macht was wann? Das gesamte Wartungspersonal (eigenes Personal oder Subunternehmen) werden im System hinterlegt. Tätigkeiten werden Personen entsprechend ihrer Qualifikationen, Zuständigkeiten und Verfügbarkeit zugewiesen (Mechanik, Hydraulik, Elektrik, Software, etc. unter Berücksichtigung deren Arbeitszeiten z. B. bei Schichtbetrieb). Das Wartungspersonal wird mittels einer mobilen Anwendung über die Fälligkeit einer Tätigkeit, die Zuweisung einer Tätigkeit oder den Eingang einer Beauftragung (bei Subunternehemen) benachrichtigt. Alle notwendigen Informationen zur Durchführung der Tätigkeit liegen dem Personal bei. Nach der Durchführung hat das Personal die Möglichkeit, die durchgeführten Arbeiten zu dokumentieren und ein Feedback über die Durchführung zu geben.
Zum Wartungs- und Instandhaltungssystem gehört eine mobile Anwendung, die vom Wartungs- bzw. Instandhaltungspersonal eingesetzt wird. Das Personal wird über die Zuweisung einer Störung bzw. über die Fälligkeit einer Tätigkeit benachrichtigt. Ergebnisse und Stati über die Durchführung einer Tätigkeit können vom Personal direkt in die mobile Anwendung eingegeben werden und sind allen Kollegen in Echtzeit verfügbar.
Wartungs- und Instandhaltungssysteme (auch CMMS oder Betriebsführungssystem genannt) können über weit mehr Funktionalitäten verfügen als die oben erwähnten Hauptfunktionen. Mit dem Einsatz eines Wartungs- und Instandhaltungssystem kann grundsätzlich der gesamte Betrieb organisiert und die Abläufe in jeder Hinsicht optimiert werden. Angefangen bei der Zeiterfassung für eigenes und Fremd-Personal, über Gebäude- und Fuhrparkverwaltung, bis hin zur Durchführung von Inventuren und Überwachung von Betriebsmittel. Die Anforderungen an einem Wartungs- und Instandhaltungssystem variieren daher je nach Betriebsgröße, Unternehmensstruktur, IT-Landschaft, Personal, etc. Deshalb ist ein Wartungs- und Instandhaltungssystem (in der Regel) modular aufgebaut und kann jederzeit um weitere Module und Funktionalitäten erweitert werden.
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